Elektroniczna ewidencja zabiegów od 1 stycznia 2027. Co naprawdę się zmienia

30 października 20265 min czytaniaStan prawny na 30 października 2026

Od 1 stycznia 2027 każdy rolnik, który stosuje środki ochrony roślin, prowadzi ewidencję zabiegów w formie elektronicznej. Obowiązek wynika z prawa Unii Europejskiej, a Polska skorzystała tylko z odroczenia o rok i z dłuższego terminu na przepisywanie zapisków. Poniżej wszystko, co trzeba wiedzieć przed sezonem 2027, bez straszenia i bez upiększania.

W skrócie

Kogo dotyczy	Każdego użytkownika profesjonalnego środków ochrony roślin. W praktyce: każdego rolnika, sadownika, warzywnika i usługodawcę, bez względu na powierzchnię.
Od kiedy	Od 1 stycznia 2027. Zabiegi z 2026 roku mogą zostać na papierze.
Co się zmienia	Forma. Ewidencja ma być elektroniczna, w formacie do odczytu maszynowego, z ustaloną listą pól.
Termin wpisu	Bez zbędnej zwłoki. Przepisanie z papieru do wersji elektronicznej: do 31 stycznia następnego roku dla zabiegów do końca 2029, potem 30 dni.
Przechowywanie	Co najmniej 3 lata.
Czym prowadzić	Dowolnym narzędziem, które spełnia wymagania rozporządzenia 2023/564. Państwowa aplikacja jest zapowiadana, ale nie jest obowiązkowa.

Skąd ten obowiązek

Ewidencję zabiegów prowadzimy od lat. Wymaga jej art. 67 rozporządzenia (WE) nr 1107/2009: użytkownik profesjonalny zapisuje nazwę środka, czas zastosowania, dawkę, obszar i uprawę oraz przechowuje te zapiski co najmniej 3 lata. Polska ustawa o środkach ochrony roślin dokłada do tego obowiązek podania przyczyny zabiegu (art. 35 ust. 3 pkt 2).

Nowe jest rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2023/564. Określa ono, w jakiej formie i z jakimi danymi prowadzi się tę samą ewidencję. Rozporządzenie stosuje się bezpośrednio we wszystkich państwach Unii, więc polski Sejm nie mógł go „uchylić”. Mógł tylko skorzystać z odstępstw, które przewiduje samo prawo unijne. I to zrobił.

Co dokładnie zrobiła Polska

Pierwotnie obowiązek miał ruszyć 1 stycznia 2026. Jesienią 2025 Komisja Europejska, na wniosek m.in. Polski, przyjęła rozporządzenie 2025/2203, które pozwoliło państwom przesunąć start o rok. Polska skorzystała z tej możliwości ustawą z 21 listopada 2025 (Dz.U. 2025 poz. 1697), która dodała do ustawy o środkach ochrony roślin art. 78a. Wynikają z niego dwie rzeczy:

zabiegi wykonane w 2026 roku nie muszą być prowadzone ani przechowywane w formie elektronicznej. Wystarczy dotychczasowa, papierowa ewidencja,
zabiegi wykonane od 2027 do końca 2029 roku, jeśli zostały najpierw zapisane inaczej niż elektronicznie, trzeba przenieść do formy elektronicznej najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku zabiegu.

Wcześniejszą ustawę, która przesuwała obowiązek o 10 lat, Prezydent zawetował. Takie przesunięcie i tak byłoby niezgodne z prawem Unii, bo rozporządzenie 2023/564 pozwala odroczyć start tylko o rok.

Oś czasu dla twojego gospodarstwa

Sezon 2026Papierowa ewidencja wystarcza. Przechowuj ją 3 lata.
1 stycznia 2027Start obowiązku. Każdy zabieg rejestrujesz bez zbędnej zwłoki, a ewidencja ma powstać w formie elektronicznej.
31 stycznia 2028Ostatni dzień, żeby w wersji elektronicznej znalazły się wszystkie zabiegi z 2027, także te zapisane najpierw w zeszycie.
2028 i 2029Ta sama zasada: zabiegi z danego roku w wersji elektronicznej do 31 stycznia kolejnego roku.
Od 1 stycznia 2030Koniec okresu przejściowego. Zapis papierowy trzeba przenieść do wersji elektronicznej najpóźniej 30 dni po zabiegu.

Uwaga na częste nieporozumienie: dłuższy termin dotyczy przenoszenia zapisków do formy elektronicznej. Sam zabieg nadal trzeba zarejestrować „bez zbędnej zwłoki”, czyli zaraz po wykonaniu, choćby na kartce. Inspektor może zapytać o zabieg z zeszłego tygodnia, a ty musisz mieć go zapisanego.

Co ma zawierać każdy wpis

Załącznik do rozporządzenia 2023/564 wymienia dane dla trzech sytuacji: zabiegu na polu, w sadzie lub w szklarni, zabiegu w pomieszczeniu (np. w pustym magazynie) oraz zaprawiania nasion. Dla typowego oprysku na polu to:

nazwa środka i numer zezwolenia,
data, a w stosownych przypadkach także godzina rozpoczęcia zabiegu,
dawka w kilogramach albo litrach na hektar,
lokalizacja: działka rolna z wniosku o dopłaty albo inna metoda identyfikacji pola, a jeśli opryskano tylko część, to która,
powierzchnia w hektarach,
uprawa (z kodem EPPO) i, w stosownych przypadkach, faza rozwojowa BBCH,
przyczyna zabiegu, której wymaga polska ustawa.

Szczegóły, przykłady poprawnych wpisów i najczęstsze błędy opisujemy w artykule Co musi zawierać wpis w ewidencji zabiegów.

„Elektroniczna” to znaczy jaka?

Rozporządzenie mówi o formacie „nadającym się do odczytu maszynowego” w rozumieniu dyrektywy 2019/1024. Chodzi o dane, które program może odczytać bez przepisywania: tabela, plik CSV albo baza danych w aplikacji. Zdjęcie strony zeszytu albo skan w PDF tego warunku nie spełnia, bo to obraz, a nie dane. Arkusz kalkulacyjny technicznie się nadaje, ale musisz sam pilnować kompletu pól, numerów zezwoleń i kopii zapasowych.

Na dzień publikacji nie ma polskiego urzędowego wzoru pliku. Ministerstwo zapowiada własne narzędzie w Portalu Rolnika, a w październiku 2026 wiceminister mówiła, że aplikacja jest „prawie gotowa”. Szkolenia PIORiN i ośrodków doradztwa mają ruszyć w grudniu 2026. Planowane na lipiec 2026 testy nie wystartowały w zapowiadanym terminie.

A co z karami?

Dziś brak ewidencji albo prowadzenie jej niezgodnie z wymaganiami to wykroczenie z art. 76 ust. 1 pkt 24 ustawy o środkach ochrony roślin, zagrożone grzywną. W Sejmie jest poselski projekt, który w latach 2027 do 2029 zastąpiłby grzywnę pouczeniem albo ostrzeżeniem, jeśli rolnik prowadzi ewidencję na papierze. Komisja rolnictwa poparła go 7 października 2026, drugie czytanie odbyło się 23 października, a projekt wrócił do komisji. Na 30 października 2026 nie jest to obowiązujące prawo. I nawet gdyby zostało uchwalone, łagodzi tylko karę za brak formy elektronicznej. Brak jakiejkolwiek ewidencji albo brak przyczyny zabiegu dalej jest wykroczeniem. Więcej w artykule o kontroli WIORiN.

Co zrobić teraz, przed sezonem

Uporządkuj pola. Spisz pola z numerami działek ewidencyjnych i oznaczeniami działek rolnych z ostatniego wniosku o dopłaty. To podstawa lokalizacji w każdym wpisie.
Sprawdź uprawnienia. Zaświadczenie o szkoleniu z ochrony roślin jest ważne 5 lat, badanie opryskiwacza co 3 lata. Patrz: terminy, o których łatwo zapomnieć.
Wybierz narzędzie i przećwicz je zimą. Wpisz kilka zabiegów z 2026 roku na próbę. W marcu, w pierwszym oprysku, nie będzie na to czasu.
Ustal zasady z usługodawcą. Jeśli opryski robi firma, umówcie się, kto wpisuje zabieg i jak dostajesz kopię. Opisujemy to w artykule Zabieg wykonał usługodawca.
Zachowaj papier z 2026. Nie musisz go przepisywać, ale musisz go przechowywać 3 lata.

Najczęstsze pytania

Od kiedy ewidencja zabiegów musi być elektroniczna?

Od 1 stycznia 2027 roku. Zabiegów wykonanych w 2026 roku nie trzeba przenosić do formy elektronicznej.

Do kiedy trzeba wpisać zabieg z 2027 roku?

Zabieg trzeba zarejestrować bez zbędnej zwłoki. Jeśli zapisałeś go najpierw na papierze, wersja elektroniczna musi być gotowa najpóźniej do 31 stycznia 2028. Taki dłuższy termin dotyczy zabiegów wykonanych do końca 2029 roku. Później obowiązuje 30 dni od zabiegu.

Czy mały rolnik też musi prowadzić elektroniczną ewidencję?

Tak. Przepisy nie przewidują progu powierzchni. Obowiązek ma każdy użytkownik profesjonalny, czyli każdy rolnik stosujący środki ochrony roślin przeznaczone dla profesjonalistów.

Czy muszę korzystać z aplikacji państwowej?

Nie. Przepisy wymagają formatu elektronicznego nadającego się do odczytu maszynowego i określonego zakresu danych, a nie konkretnego programu. Ministerstwo zapowiada bezpłatne narzędzie i dopuszcza rozwiązania komercyjne spełniające wymagania rozporządzenia 2023/564.

Jak długo przechowywać ewidencję?

Co najmniej 3 lata. Tyle wymaga art. 67 rozporządzenia 1107/2009, a posiadacz gruntu przechowuje przez 3 lata także kopię ewidencji od usługodawcy.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. W sprawach spornych rozstrzyga treść przepisów i stanowisko wojewódzkiego inspektoratu ochrony roślin i nasiennictwa.