Papierowy zeszyt a 2027. Co z dotychczasowymi zapiskami i jak przejść na wersję elektroniczną

30 października 20262 min czytaniaStan prawny na 30 października 2026

Większość gospodarstw prowadzi dziś ewidencję w zeszycie albo na drukach z ośrodka doradztwa. Dobra wiadomość: starych zapisków nie musisz przepisywać. Gorsza: od stycznia 2027 papier przestaje wystarczać, a zdjęcie strony nie zastąpi wersji elektronicznej. Oto, jak przejść spokojnie.

Trzy grupy zapisków, trzy różne zasady

Zabiegi z	Forma	Do kiedy elektronicznie
2024 do 2026	Papier wystarcza	Nie trzeba. Przechowuj 3 lata
2027 do 2029	Elektroniczna, papier tylko jako zapis roboczy	31 stycznia następnego roku
od 2030	Elektroniczna	30 dni od zabiegu, jeśli najpierw zapisano inaczej

Dlaczego nie warto odkładać przepisywania na styczeń

Skala. Gospodarstwo z 50 ha i 8 uprawami robi w sezonie łatwo 60 do 100 zabiegów, a każdy zabieg w mieszaninie to kilka pozycji. To kilka dni pracy przy biurku w styczniu.
Pamięć. Brakujące dane (godzina, faza, przyczyna) w styczniu trzeba odtwarzać z pamięci. Wpis robiony w dniu zabiegu jest pełny.
Kontrola w sezonie. Inspektor może przyjść w czerwcu. Rozporządzenie 2023/564 przewiduje krótki termin na przeniesienie danych do formy elektronicznej, gdy organ ich zażąda.
Pożytek. Ewidencja wpisywana na bieżąco pilnuje karencji przed zbiorem, dawek i badań sprzętu. Przepisana po sezonie niczego już nie pilnuje.

Plan przejścia na zimę 2026/2027

Listopad: wybierz narzędzie. Kryteria opisujemy w artykule Jak wybrać aplikację do ewidencji.
Grudzień: wprowadź pola. Działki ewidencyjne, oznaczenia działek rolnych z wniosku, powierzchnie, uprawy na 2027. To jednorazowa praca, potem każdy wpis wybiera pole z listy.
Styczeń: przećwicz. Wpisz pięć zabiegów z 2026 z papierowego zeszytu. Nie musisz, ale zobaczysz, ile trwa wpis i czego ci brakuje.
Luty: ustal z domownikami, pracownikami i usługodawcą, kto wpisuje zabieg i kiedy. Najlepiej: ten, kto pryskał, zaraz po powrocie z pola.
Pierwszy zabieg 2027: wpis tego samego dnia. Papier zostaw jako awaryjny, jeśli w polu nie ma zasięgu.

Co zrobić z papierowym zeszytem po przejściu

Nie wyrzucaj. Zeszyt z lat 2024 do 2026 przechowujesz 3 lata od ostatniego zabiegu w nim zapisanego. Jeśli w 2027 zapisujesz coś na papierze roboczo, a potem przenosisz do aplikacji, ewidencją jest wersja elektroniczna, ale zachowanie notatek do czasu przeniesienia jest rozsądne.

Starsi rolnicy i „nie umiem w komputer”

Ustawodawca sam to przyznał w uzasadnieniu: obowiązek ma być wykonalny niezależnie od kompetencji informatycznych. W praktyce są trzy drogi: aplikacja, w której wpis robi się głosem albo SMS-em, wpisy prowadzone przez członka rodziny albo doradcę z dostępem do konta, albo usługodawca, który robi zabieg i od razu go wpisuje. Ważne, by ewidencja należała do gospodarstwa i była dostępna przy kontroli.

Najczęstsze pytania

Czy muszę przepisać ewidencję z 2026 roku do komputera?

Nie. Art. 78a ust. 2 ustawy zwalnia zabiegi wykonane przed 1 stycznia 2027 z obowiązku formy elektronicznej. Papierową ewidencję z 2026 przechowujesz przez 3 lata.

Czy mogę w 2027 dalej pisać w zeszycie, a przepisać wszystko w styczniu 2028?

Formalnie zabiegi z 2027 musisz mieć w wersji elektronicznej najpóźniej do 31 stycznia 2028, a każdy zabieg zarejestrować bez zbędnej zwłoki. W praktyce przepisywanie całego sezonu w styczniu to kilkadziesiąt godzin pracy i ryzyko błędów, a inspektor w trakcie sezonu może zażądać danych w krótkim terminie. Bezpieczniej wpisywać od razu.

Czy zdjęcie albo skan zeszytu to ewidencja elektroniczna?

Nie. Rozporządzenie wymaga formatu nadającego się do odczytu maszynowego, czyli danych, które program odczyta bez przepisywania. Zdjęcie to obraz. Może za to posłużyć jako źródło: narzędzie z rozpoznawaniem tekstu zamieni je we wpisy, które sprawdzasz i zatwierdzasz.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. W sprawach spornych rozstrzyga treść przepisów i stanowisko wojewódzkiego inspektoratu ochrony roślin i nasiennictwa.